¿SPD manual o semiautomático? Te ayudamos a elegir.
Tener muchos pacientes no siempre justifica dar el salto a la máquina de SPD y es algo que nos preguntan muchas farmacias.
Por experiencia, una oficina de farmacia que prepara SPD para 100 pacientes y que dispone de personal suficiente, no gana capacidad ni margen al sustituir el software manual por un robot. El tiempo de preparación cabe en una jornada y el coste fijo de la máquina no se recupera.
Con un software de gestión de SPD manual, la preparación se sitúa en 4,5 minutos por paciente y semana. Esa cifra cubre el llenado y el sellado, no la entrevista, la revisión del tratamiento ni la entrega. Una jornada de ocho horas admite 107 pacientes a ese ritmo.
Hay que tener en cuenta que la validación del farmacéutico, que la normativa no permite automatizar, permanece fuera de esos 4,5 minutos tanto en el proceso manual como en el robotizado.
El coste de seguir con software manual:
Tomando como ejemplo nuestras tarifas, el plan para 97–153 pacientes, con un tope de 8.000 SPD al año, es de 565 euros. Si tuviéramos cien pacientes semanales, que equivalen a unos 5.200 SPD anuales, estaríamos en ese tramo: menos de 50 euros al mes, unos 0,47 euros por paciente. El plan incluye usuarios ilimitados, soporte y actualizaciones, sin limitar su uso a un único espacio físico.
El coste de pasar a máquina:
El coste mínimo de compra de una máquina está entre 5.000 y 120.000 euros. En renting, el semiautomático queda con un coste por debajo de 300 euros al mes y el automático de capacidad media por debajo de 500 euros. En un año equivaldría alrededor de 3.600 y 6.000 euros, respectivamente, sin contar los consumibles ni el espacio físico requerido.
Por volumen, los fabricantes recomiendan el semiautomático por debajo de 50 pacientes y sitúan el automático de entrada en 50–250 pacientes.
Según los fabricantes, con 100 pacientes la farmacia ya necesitaría un semiautomático, aunque nosotros no creemos que haga falta: el tiempo necesario para elaborar SPD cabe en la jornada del personal. Y el consumible no desaparece: blísters, etiquetas y bolsas siguen teniendo un coste, con máquina o sin ella.
Tomando como referencia las cifras publicadas del sector, el coste de blísters, etiquetas y bolsas es de entre 3 y 8 euros por paciente y mes. Con 100 pacientes, son 300–800 euros mensuales, con o sin robot.
La máquina solo se justificaría si las horas liberadas valen más que el precio del renting. Si tomamos, como media, un coste de un técnico en 14 €/hora, el tiempo manual vale 4,55 euros por paciente y mes.
El punto de equilibrio (cuántos pacientes hacen falta para que el tiempo ahorrado valga lo mismo que la cuota de la máquina) es:
(s) porcentaje de la preparación manual que la máquina evita, expresado de 0 a 1:
- (si de los 4,5 minutos solo desaparece el llenado y se mantiene la mitad del trabajo)
- (si se ahorran dos de cada tres minutos)
- (si no se ahorra nada de tiempo)
- (si se ahorra todo el tiempo)
La verificación de los SPD no entra en este cálculo, al igual que tampoco entra en el software manual.
Por ejemplo, si el punto de equilibrio indicara un ahorro del 50 % en el semiautomático y de dos tercios en el automático, el número de pacientes en el que plantearse un salto a máquina sería de 132 pacientes para un renting de 300 euros al mes y de 165 pacientes para la de 500 euros al mes.
Con 100 pacientes se está por debajo de ambos. Aunque la máquina eliminara todo el tiempo de preparación (algo imposible), el automático solo empataría en torno a 110 pacientes.
En cinco años, la diferencia en costes es más que evidente: unos 2.800 euros del plan de software frente a unos 18.000 euros solo de cuota del semiautomático.
Cuándo sí valdría la pena cambiar:
El salto a un robot solo compensaría en dos casos:
- si el personal asignado ya no acaba la preparación en las jornadas que tienen disponibles, o
- si el SPD se cobra lo suficiente para compensar el elevado coste adicional.
A 4,5 minutos por paciente, el turno de ocho horas permite hacer unos 107 SPD por día y además hay que tener en cuenta que la máquina no libera al personal de la farmacia: alguien tiene que cargarla, vigilarla y validar lo que produce.
Por tanto, si seguimos con el ejemplo de 100 pacientes, vemos que el sistema manual con personal de farmacia, es un gasto fijo sobre un trabajo que es asumible en el día a día. Añadir más gasto en maquinaría no es rentable.
